Les 7 étapes indispensables pour établir un budget d’entreprise

Pour une bonne gestion de vos finances en entreprise, il est impératif d’établir un budget à l’entame de chaque année. Vous ne savez pas par où commencer, encore moins ce que c’est réellement ? Pas de panique. Ce guide examine de manière globale toutes les questions liées à l’élaboration d’un budget d’entreprise et met particulièrement l’accent sur les étapes nécessaires.

Budget d’entreprise, qu’est-ce que c’est et pourquoi ?

Définition

Le budget d’entreprise de base est un document de gestion de finance élaboré chaque année. Au centre de la gestion des recettes et des dépenses prévisionnelles, il permet à l’entreprise d’atteindre ses objectifs.

Encore appelé budget prévisionnel, il est réalisé sur Excel ou grâce à un logiciel développé spécialement pour cette tâche. On dit ainsi que le plan budgétaire a pris la forme d’un tableau financier.

Y a-t-il alors une différence entre un budget d’entreprise et un business plan ? Eh bien, la réponse, c’est oui. Notez que le budget prévisionnel repose essentiellement sur la partie financière de la vie de l’entreprise. Alors que le business plan couvre presque tous les aspects de l’établissement. Ce dernier comprend la stratégie, le marché de même que les anticipations financières.

Budget d’entreprise exemple

Importance d’un budget dans une entreprise

L’élaboration d’un budget revêt d’une importance capitale pour la durabilité d’une entreprise. Il vous permet en effet de :

• Mieux gérer vos finances ;
• Estimer les dépenses et les recettes ;
• Piloter vos activités en vous donnant des directives claires ;
• Vérifier la viabilité, la performance ainsi que la rentabilité de vos activités en examinant les résultats ;
• Anticiper les problèmes et mettre en place des mesures préventives ;
• Fixer des objectifs personnels ou collectifs et lutter pour les atteindre ;
• Déléguer et mieux affecter certaines ressources ;
• Respecter vos engagements ;
• Accroître la motivation de vos employés et collaborateurs.

Maintenant que vous avez une idée sur le concept de budget d’entreprise et les raisons de l’établir, découvrons ensemble les 7 étapes incontournables pour l’établir.

Les 7 étapes pour réaliser un budget d’entreprise

Pour construire un budget d’entreprise efficace, vous devez impérativement prendre en compte les 7 étapes ci-dessous. Bonne lecture !

1. Bien s’interroger

Établir un budget prévisionnel pour son entreprise n’est pas une chose aisée. Pour cela, avant de vous y lancer, vous devez pouvoir :  

• Faire une estimation de chiffres d’affaires pour la période définie ;
• Évaluer les montants directs des ventes. Pour Vous devez absolument considérer les prix des matières premières sur le marché. N’oubliez pas aussi de prendre en compte les dépenses de distributions ou d’autres services de sous-traitance ;
• Analyser les coûts fixes et les frais secondaires associés. Faites ici un inventaire de toutes vos dépenses pour la période concernée ;

2. Choisir un expert pour établir le budget prévisionnel de l’entreprise

L’établissement du budget d’une entreprise implique normalement tous les dirigeants d’une entreprise. Mais un expert du domaine doit rester à la tête d’un tel projet pour collaborer avec les différents responsables chargés de leur section budgétaire. Ceci lui permet de faire un travail de qualité.

Une fois toutes les informations nécessaires réunies, le chargé du projet élabore enfin le budget d’entreprise. Il s’ensuit l’étape de validation du document fait par le directeur de l’établissement même ou par ses dirigeants.

Il est plus rassurant de confier l’élaboration du budget d’une entreprise à un comptable ou gestionnaire de finance expérimenté. Par, ailleurs, ce travail peut être assigné au chef d’entreprise, s’il s’y connaît en la matière.

3. Se servir des données de l’année précédente

Il est tout à fait possible de vous baser sur les données que vous avez recueillies il y a 1 an. Ainsi, vous avez une historique de vos ventes y compris les coûts.

L’avantage des informations, c’est qu’elle vous facilite les choses dans l’élaboration du budget prévisionnel de l’entreprise pour l’année en cours. Cependant, vous devez veiller à ne pas reprendre exactement les mêmes statistiques parce que le marché change chaque année. Pour cela, prenez en compte vos nouveaux objectifs, les prix des matières et tout ce que vous pensez être fluctuant pour éviter les surprises désagréables.

4. Prévoir les changements à venir

Pour établir un budget d’entreprise efficace, vous devez également prévoir les modifications futures en vous posant certaines questions telles :

• Est-ce que votre loyer connaîtra une augmentation l’année prochaine ? Quel pourcentage ?  
• Est-ce que le salaire de vos employés connaîtra également une hausse ?
• Quelles sont les éventuelles innovations ou nouveaux produits que vous allez mettre sur le marché ? Combien vous coûteront-ils ?
• Une fois que vous trouvez réponses à ses questions, notez-les de même dans votre budget.
• Bien entendu, vous ne pourrez pas tout prévoir. Certaines situations surviennent dans la vie de l’entreprise comme l’inflation, les incidents de travail ou encore la hausse d’une matière première, etc.

5. Avoir toujours un plan B

Dans le but d’éviter toutes surprises désagréables, il est important d’élaborer plusieurs budgets pour votre entreprise. Chacun de ces derniers doit correspondre à des cas de situations données. Au cas où tout ne se déroulerait pas comme établi dans le budget principal, vous pourrez vous tourner vers celui adapté pour résoudre le problème.

Vous devez, de ce fait, faire en sorte que chaque scénario puisse correspondre à diverses hypothèses telles :

• Une pénurie de matières première ;
• Une augmentation de la demande ou l’arrivée de nouveaux concurrents sur le marché.

6. Réviser et analyser ses prévisions budgétaires

Le budget d’entreprise après être établi doit être analysé à chaque mois. Autrement dit, vous devez le consulter de temps en temps afin de voir si les tendances et les changements sur l’entreprise sont en adéquation avec ce qui a été élaboré. Pour ce faire :

• Faites une comparaison entre le budget réel et vos prix de ventes. En faisant cette analyse, vous découvrirez les raisons d’un manque ou d’une augmentation de chiffre d’affaires ;
• Comparez vos dépenses réelles par rapport aux dépenses estimées dans votre plan budgétaire. Détectez le coût affecté ainsi que les raisons de la hausse des charges. Interrogez-vous sur tous les événements qui ont eu lieu au cours de l’année pour trouver le problème.

Ces analyses vous permettront de vite détecter les éventuelles situations désagréables et mieux y faire face. Elles doivent être faites régulièrement et minutieusement pour ajuster au mieux le budget de l’entreprise et se rapprocher de la réalité.

7. Trouver des logiciels efficaces pour réaliser un budget d’entreprise

Noter qu’Excel est l’outil le plus utilisé par les entreprises dans la création d’un budget. Cependant, il urge de bien le maîtriser sur le bout des doigts pour élaborer un bon plan budgétaire. En dehors de cet outil, vous pouvez opter pour d’autres logiciels de comptabilité aussi efficace dans l’établissement du budget d’une entreprise :

• Board ;
• The BisinessPlan Shop;
• Gryzzy;
• Workday
• Iziago
• Pennylane;
• Et bien d’autres.  

Ces outils facilitent la création, le suivi et l’examen de votre budget. En plus, ils sont simples à prendre en main et peuvent constituer une excellente alternative au fichier Excel.

Quels sont les composants du budget prévisionnel ?

Dépenses

Les dépenses peuvent varier considérablement d’une entreprise à une autre. Dresser une liste exhaustive de toutes les dépenses serait pratiquement impossible et surtout très laborieux.

Voici quelques exemples des dépenses les plus courantes :

• Les achats de fournitures (électricité, eau, matériel administratif, etc.),
• Les coûts d’exploitation (sous-traitance et approvisionnement),
• Les charges externes (loyer, assurance, entretien, etc.),
• Les autres frais externes (frais de transport, publicité, etc.),
• Les impôts et taxes,
• Les frais de personnel,
• Les charges financières,
• Les charges exceptionnelles (amendes, dons, etc.).

Revenus

Et maintenant, pour le clou du spectacle : les revenus.

Ces revenus comprennent tout ce qui peut générer des bénéfices pour votre entreprise :

• Les ventes de marchandises ;
• Les prestations de services ;
• Les cotisations ou adhésions ;
• Les produits financiers ;
• Les variations de stocks de produits finis ;
• Les subventions et aides diverses, etc.

Grâce à la liste de vos revenus, il sera possible de calculer votre prévision de chiffre d’affaires annuel. Comme mentionné dans la troisième étape, les prévisions de chiffre d’affaires sont généralement basées sur l’historique de vos ventes et sur les performances attendues de vos futurs efforts.

En conclusion, un budget d’entreprise bien établi est essentiel pour une gestion financière sérieuse. Il permet de projeter les dépenses et les recettes. Il permet aussi de fixer des objectifs clairs en contrôlant la performance et la rentabilité de vos actions. En suivant les 7 étapes nécessaires et en utilisant des outils adaptés, vous pouvez assurer la stabilité et la croissance de votre entreprise.